HMD 258, 44. Jahrgang, Dezember 2007

Enterprise Content Management

Herausgeber: Hans-Peter Fröschle, Siegfried Reich

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Einwurf

von Daniel Voigtländer

Papierlos - problemlos oder hilflos?

Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgen früh ins Büro und alle Papierdokumente sind verschwunden.
"Prima" werden Sie sich denken - Fluchten von Regalen und Aktenschränken, gefüllt mit Ordnern, verstopfen nicht länger die Büros. Durch die damit verbundenen Platzeinsparungen lassen sich Freiräume für die ästhetische Gestaltung der Arbeitsplätze durch die Mitarbeiter schaffen. Manch einer wird vielleicht nach Jahren zum ersten Mal die Oberfläche seines Schreibtisches wiedersehen, "Turnschuh-Management" im Sinne der ewigen Hin-und-her-Rennerei zwischen Arbeitsplatz, Kopierer, Archiv etc. entfällt, manche Organisationen werden wahrscheinlich auch in die Lage versetzt, durch flexible, da ablageunabhängige Arbeitsplätze die Kosten im Verwaltungsbereich zu senken.

Doch hallo! Wo ist denn nun der Vertrag mit den Lieferkonditionen der Firma XY vom 20.10.2005, der gestern noch in dem Ordner mit dem gelben Rückenschild hinter meinem Schreibtisch sein Dasein gefristet hat? "Kein Problem" ist die spontane Antwort unserer Technikfraktion im Unternehmen. "Wir haben hierzu ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Alles ist digitalisiert und elektronisch archiviert! Mit den entsprechenden Rechten von jedem Rechner aus zugreifbar."

Prinzipiell o.k. - nur wo finde ich denn nun den Vertrag in dem immateriellen Archiv? Wurde bei der Archivierung eine intuitiv nachvollziehbare Ablagestruktur mit implementiert (es muss ja nicht unbedingt ein "gelber Ordner" sein)? Ist denn auch gewährleistet, dass ich den Vertrag auch noch in 10 Jahren am Bildschirm sichtbar machen kann? Und nicht zuletzt - wo kann ich denn nun noch meinen "Motivations-Flachmann" verstecken, wenn alle Ordner im Schredder gelandet sind?

Doch nun erst einmal Schluss mit der Polemik

Selbstverständlich haben Organisationen jeder Größenordnung heute Probleme mit der Verarbeitung von Papierdokumenten - seien es Platzprobleme, Probleme des Zugriffs auf Dokumente, Probleme der Konsistenz der Dokumente, Probleme im Umgang mit E-Mails etc.

Schon seit etlichen Jahren sind technische Lösungen beispielsweise in Form von Dokumentenmanagementsystemen am Markt verfügbar. Und nicht nur das - unter dem Namen "Enterprise Content Management" werden heute Lösungen angeboten, die den Anspruch haben, das komplette Spektrum von Informationen und Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus elektronisch abbilden zu können. Doch seien wir mal ehrlich: Nicht alles, was uns von den Entwicklungs- und Marketingabteilungen der entsprechenden Hersteller versprochen wird, löst tatsächlich alle unsere Probleme im Umgang mit Dokumenten und Informationen.

Auf der technischen Ebene sind u.a. bei vielen Systemen noch Fragen der Kompatibilität mit anderen Systemen offen - seien es andere Enterprise-Content-Management-Systeme, seien es Systeme, mit denen Dokumente und Informationen erzeugt und bearbeitet werden. Daneben darf man die Frage der Verfügbarkeit von elektronisch gespeicherten Dokumenten und Informationen auch in mehreren Jahren nicht vernachlässigen. Selbstverständlich bieten uns die heutigen Rechner- und Kommunikationsinfrastrukturen hierfür Antworten. Warum nicht den gesamten Enterprise Content im Intra- oder Internet auf verteilten Servern speichern, die ja sowieso einem regelmäßigen technologischen Upgrade unterzogen werden.

Keine Frage: Aus technologischer Perspektive sind die allermeisten der angeschnittenen Probleme beherrschbar. Wir dürfen aber nicht vergessen, dass bei einem Großteil des Enterprise Content Menschen in den Content- Lebenszyklus involviert sind. Diese Menschen bringen nun dummerweise Verhaltens- und Erwartungsmuster in den Prozess hinein, die nicht nur den einzelnen Menschen, sondern auch unsere gesamte Kulturgeschichte geprägt haben. Vor diesem Hintergrund muss man realistischerweise feststellen, dass der erfolgreiche Umgang mit jedweder Form von Enterprise Content mehr und mehr mit unseren Fähigkeiten einhergeht, die damit verbundenen organisatorischen Probleme zu lösen. Ich spreche hierbei weniger die typischen Einführungsprobleme an, die uns heute vielfach beschäftigen, sondern meine letztendlich die mit dem elektronischen Content-Handling verbundenen Akzeptanzfragen. Wenn wir beispielsweise Dokumente von einem physikalischen Bearbeitungsprozess in einen immateriellen, elektronischen Prozess überführen, können wir damit letztendlich nur erfolgreich sein, wenn wir bei allen Beteiligten ein "medienkonformes" Verhalten erwarten können. Diese Anforderung geht so weit, dass wir uns bewusst sein müssen, welche Risiken in diesem Fall mit einer derartigen technischen Infrastruktur verbunden sein können - vom verantwortungsvollen Umgang mit elektronischem Content bis hin zur Gewährleistung der Verfügbarkeit der Infrastruktur.

Aber auch diese Probleme werden wir lösen (müssen).

Wenn uns hierbei - wenigstens in absehbarer Zukunft - noch papiergebundene Medien, wie beispielsweise die Fachzeitschrift, die Sie gerade in den Händen halten, unterstützen, können wir uns den Herausforderungen zuversichtlich stellen.

Dipl.-Verw.-Wiss. Daniel Voigtländer i.t-consult GmbH Pischekstr. 68 70184 Stuttgart dv@i-t-consult.de www.i-t-consult.de