HMD 289, 50. Jahrgang, Februar 2013

IT-Prüfung und IT-Revision

Herausgeber: Matthias Knoll

Das interne Kontrollsystem beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren

Gert Heinrich, Anna Horstschäfer

Zusammenfassung

Buchführungspflichtige Unternehmen unterliegen im deutschen Rechtssystem branchenunabhängigen handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist Gegenstand der Abschluss- oder Betriebsprüfung. Zur Absicherung der Einhaltung geben unterschiedliche Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) Leitfäden zur Einführung eines wirksamen internen Kontrollsystems vor, dessen explizite Ausgestaltung dem jeweiligen Unternehmen obliegt. In diesem Beitrag wird ein internes Kontrollsystem für den Geschäftsprozess der Archivierung elektronischer buchungsrelevanter Dokumente explizit vorgestellt.

Inhaltsübersicht

  1. Dokumentenmanagement, Archivierung und Abschlussprüfung
  2. Elektronische Archivierung
    1. Aufbau elektronischer Archivsysteme
    2. Nutzen und Vorteile der elektronischen Archivierung
    3. Risiken bei der elektronischen Archivierung
  3. Das interne Kontrollsystem bei der elektronischen Archivierung
    1. Prozessintegrierte Kontrollen für den Standardbetrieb
    2. Prozessintegrierte Kontrollen für den Notfallbetrieb
    3. Prozessunabhängige Kontrollen
    4. Tipps und Empfehlungen
  4. Literatur